Удостоверяване на организацията за VMC: обяснени изисквания за документация
За да получите сертификат за проверен знак (VMC) и да показвате логото на марката си в пощенските кутии, вашата организация трябва да премине през задълбочен процес на валидиране.
Защо валидирането на организацията е от значение за VMC
Валидирането на организацията е важна стъпка в процеса на VMC, която гарантира, че само легитимни фирми могат да показват своите лога в клиентите за електронна поща. Органите за издаване на сертификати (CA) използват този процес, за да проверят законното съществуване, идентичността и правомощията на вашата компания да използва логото с търговска марка, като по този начин я предпазват от измами и злоупотреби.
Основни изисквания към документацията за валидиране на организацията
- Документи за бизнес регистрация: Предоставете официални документи, доказващи юридическото съществуване на вашата организация, като например удостоверение за учредяване, бизнес лиценз или регистрация в държавен орган.
- Проверка на активния статус: CA ще провери дали бизнесът ви е активен и в добро състояние. Това може да изисква актуални годишни отчети, данъчни декларации или удостоверение за добро състояние от местния орган.
- Потвърждаване на физическия адрес: Представете доказателство за физическия адрес на вашата организация, като например скорошна сметка за комунални услуги, банково извлечение или правителствена кореспонденция. Адресът трябва да съвпада с данните от бизнес регистрацията ви.
- Идентификация на упълномощено лице за подписване: Посочете лицето, упълномощено да подава искане за VMC от името на вашата организация. Това може да изисква нотариално заверено упълномощително писмо, решение на управителния съвет или друга официална документация.
- Доказателство за собственост на домейна: Докажете контрола върху домейна, за който се иска VMC. Обикновено това се прави чрез проверка на електронна поща, DNS TXT запис или качване на файл на вашия уебсайт, както е указано от CA.
- Документация за търговска марка: Предоставете сертификат или официален запис на регистрираната си търговска марка, като се уверите, че логото съответства точно на търговската марка.
Допълнителна документация, която може да бъде поискана
- Организационна схема или структура: За сложни организации може да се изисква диаграма, показваща връзките между компанията майка, дъщерното дружество или филиала, особено ако търговската марка е собственост на друго лице.
- Лицензионни споразумения: Ако вашата организация не е пряк собственик на търговската марка, представете официално лицензионно споразумение, предоставящо права за използване на марката за целите на VMC.
- Доказателства за контрол на качеството: За лицензирани марки включете документация, показваща разпоредбите за надзор и контрол на качеството от страна на собственика на марката.
Често срещани капани и как да ги избегнем
- Несъответстваща информация: Уверете се, че във всички подадени документи се използват същите юридическо име и адрес като тези на вашата търговска марка и домейн.
- Документи с изтекъл срок на валидност или непълни документи: Предоставяйте само актуални, официални документи - неактуални или липсващи документи могат да забавят одобрението.
- Неясно упълномощаване: Ясно идентифицирайте и документирайте лицето, упълномощено да действа от името на вашата организация в процеса на VMC.
Последни стъпки преди подаване на заявлението за VMC
- Проверете два пъти цялата документация: Проверете за точност, последователност и пълнота преди подаване.
- Уверете се, че записите съвпадат: Уверете се, че записите за бизнес регистрация, търговска марка и домейн съвпадат.
- Подгответе се за допълнителни заявки: Бъдете готови да отговорите незабавно на всички допълнителни искания за информация от страна на удостоверяващия орган.
Имате нужда от помощ при подготовката на документацията на вашата организация за VMC?
Свържете се с нашите агенти по поддръжката за експертни насоки относно изискванията за валидиране, съответствие и сертификат.
Намерете повече отговори в нашия раздел с често задавани въпроси за VMC и BIMI.
Точната и актуална документация е ключът към бързото и успешно валидиране на организацията VMC - проверете два пъти всеки детайл, преди да кандидатствате.